Formell

Personvern

Sist oppdatert 13. oktober 2026

Hvem er ansvarlig

OAKSHELTER HOLDING AS, org.nr. 924826142, er behandlingsansvarlig for opplysninger om deg som bruker Formell. For opplysninger om aksjonærene i selskapet ditt behandler vi opplysningene på vegne av selskapet, som er ansvarlig for dem. Da er vi databehandler etter databehandlervilkårene i salgsvilkårene.

Hvilke opplysninger vi behandler

  • Om deg: navn, e-postadresse og hvilke selskaper du jobber med i Formell.
  • Om selskapet: opplysninger fra Brønnøysundregistrene og Skatteetaten.
  • Om aksjonærene: navn, fødselsnummer, D-nummer eller organisasjonsnummer (for utenlandske eiere en utenlandsk identifikator), adresse, aksjebeholdning og årets endringer, slik aksjonærregisteroppgaven krever. Opplysningene kommer fra fjorårets aksjonærregisteroppgave hos Skatteetaten når selskapet har gitt Formell tilgang i Altinn, fra filer du laster opp (aksjeeierbok eller en tidligere levert oppgave) og fra det du skriver inn selv.
  • Om betalingen: beløp og status fra Vipps. Vi ser ikke kort- eller kontoopplysninger.
  • Venteliste: e-postadressen du legger igjen for å få beskjed når Formell åpner. Den brukes bare til den ene beskjeden, og slettes senest når innsendingen for året er åpnet.
  • Invitasjon: får du en invitasjonslenke fra oss, viser lenken hvem den ble sendt til og hvilket selskap den gjelder. Vi ser når den brukes. E-postadressen på invitasjonen slettes senest 90 dager etter at lenken er utløpt.
  • Bruk av tjenesten: hva som gjøres i Formell (innlogging, valg av selskap, hvilket steg du er på, kontroll, betaling og innsending) med tidspunkt, en tilfeldig id for nettleseren din og en id for hvert kall til tjenesten. Tekniske feil i nettleseren og i tjenesten lagres med feilmelding, side og versjon, uten innholdet i skjemaet. Fødselsnumre fjernes fra feilmeldinger før de lagres.
  • Lenker i e-post fra oss: får du en e-post fra oss, kan lenken inneholde en tilfeldig id som vi bruker til å følge opp invitasjonen og hjelpe deg om noe stopper. Hvem id-en ble sendt til, slettes senest 180 dager etter utsendingen; id-en i seg selv sier ikke hvem du er. Avmeldingslenken i e-posten bruker samme id.

Et lite antall ansatte hos oss (operatører) kan se e-postadresse, selskap og hvor i flyten du er, for å gi støtte. Hvert slikt oppslag logges. Operatørene kan ikke logge inn som deg eller endre oppgaven din; de kan deaktivere en konto, sende lenke for nytt passord, flytte et selskap til riktig konto og slette personopplysninger på forespørsel. Hver slik handling lagres med hvem, hva og hvorfor.

Henvisninger: kommer et selskap via et annet selskaps «Del Formell»-lenke, lagrer vi hvilket selskap som henviste, for å gi rabatten og tilbakebetalingen.

Supportsaker: ber du om hjelp via «Kontakt oss» i tjenesten, lagrer vi meldingen din, e-postadressen du oppgir og hvor i tjenesten du var, i to år etter at saken er løst.

Tilgangen i Altinn

Når selskapet godkjenner Formell i Altinn, får Formell en systemtilgang som bare gjelder aksjonærregisteroppgaven: å hente fjorårets oppgave og sende inn årets på vegne av selskapet. Vi bruker den bare når du ber om det i Formell. Selskapet kan trekke tilgangen tilbake i Altinn når som helst.

Hvorfor

For å levere tjenesten du har bestilt: fylle ut, kontrollere og sende inn aksjonærregisteroppgaven, ta betalt og gi deg kvittering. Grunnlaget er avtalen med deg og selskapets plikt til å levere oppgaven. Opplysningene om bruk og tekniske feil bruker vi til å hjelpe deg når noe stopper opp, til sikkerhet og til å forbedre tjenesten.

Hvem vi deler med

  • Skatteetaten, som mottar oppgaven.
  • Digitaliseringsdirektoratet (Altinn og Maskinporten), for tilgang og innsending.
  • Vipps MobilePay, for betaling.

Disse leverandørene behandler opplysninger for oss, som databehandlere:

  • Hetzner Online GmbH (Tyskland), som drifter serverne våre. Databasen og sikkerhetskopiene ligger i EU.
  • Resend, Inc. (USA), som sender e-post fra oss: e-postadressen og innholdet i e-posten. Resend er sertifisert under EU-U.S. Data Privacy Framework, som er grunnlaget for at opplysningene kan behandles i USA.

Vi selger ikke opplysninger og bruker dem ikke til markedsføring.

Hvor lenge

Vi lagrer opplysningene så lenge du har konto. Det vi sender til og får tilbake fra Skatteetaten for en innsending, og hendelsene rundt den, lagrer vi i fem år, så vi kan dokumentere hva som ble levert. Deretter slettes det. Mislykkede innlogginger og tekniske feil fra besøkende som ikke er logget inn, slettes etter 90 dager. Sikkerhetskopier av databasen slettes etter 14 dager.

Vil du slette kontoen din, sier du fra via «Kontakt oss» eller e-post. Vi fjerner da e-postadresse, navn og passord og logger deg ut overalt. Selskapets innsendinger, kvitteringer og det vi har sendt til Skatteetaten beholdes i fem år fordi selskapet må kunne dokumentere hva som ble levert; de knyttes ikke lenger til deg som person.

Sikkerhet

Databasen ligger på servere i EU, trafikken til og fra Formell er kryptert, og hver gang en operatør ser på en konto, logges det.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting og sletting, og protestere mot behandlingen. Kontakt oss på formell@oakshelter.com. Mener du at vi behandler opplysninger i strid med reglene, kan du klage til Datatilsynet.

Er du aksjonær i et selskap som bruker Formell, er det selskapet som er ansvarlig for opplysningene om deg. Kontakt selskapet; vi hjelper selskapet med å svare.